Für Unternehmer und KMU

Dein externer Partner für KI und Automatisierung.

Ich bin Kai Osthoff aus Oberstenfeld im Bottwartal, zwischen Stuttgart und Heilbronn. Ich helfe dir, die Abläufe zu verbessern, die dein Team ausbremsen, und packe bei der Umsetzung mit an. Der Einstieg ist ein unkomplizierter Videocall, egal wo in Deutschland dein Unternehmen sitzt.

Videocall zum Kennenlernen buchen Zusammenarbeit ansehen

Gute Ideen brauchen jemanden, der dranbleibt.

Aufgaben, die immer nach denselben Regeln ablaufen, lassen sich präzise und wiederholgenau automatisieren. Mit KI als Werkzeug in der Entwicklung lassen sich solche Automatisierungen heute deutlich schneller umsetzen. Damit können sich auch Abläufe rechnen, für die der Entwicklungsaufwand vor wenigen Monaten noch zu hoch war.
Das macht Automatisierung wirtschaftlich dringlicher denn je: Wenn dein Wettbewerb diese Möglichkeiten nutzt, gerätst du mit manuellen Abläufen ins Hintertreffen. Entscheidend ist, wer KI im eigenen Unternehmen sinnvoll einsetzt und damit Zeit spart, Kosten senkt und Fehler reduziert.
Ich finde mit dir die Aufgaben, bei denen sich das lohnt, und packe bei der Umsetzung mit an.

Kennenlernen, aber direkt mit Ergebnissen!

Du kannst mit kleinen Bausteinen ausprobieren, ob sich eine Zusammenarbeit lohnt!

KI-Sparring und Werkstatt-Tag sind für sich alleine als Bausteine sinnvoll auch wenn wir uns noch nicht kennen. Du bekommst echten Mehrwert und kannst mit den erarbeiteten Themen eigenständig oder mit mir gemeinsam weiter daran arbeiten.

Warum ein ganzer Tag nicht zu viel ist

Ein Tag · Videocall oder vor Ort

Werkstatt-Tag

1.950 €netto · einmalig

Ein Tag per Videocall oder bei dir vor Ort.

Der Preis beinhaltet den Werkstatt-Tag als Videocall. Bis zu fünf Teilnehmer sind dabei, im Videocall oder vor Ort. Weitere Teilnehmer auf Anfrage.

Wenn ich zu dir komme, berechne ich die Reisekosten nach tatsächlich entstandenem Aufwand. Du bekommst vorher eine klare Einschätzung der Reisekosten. So kannst du entscheiden, ob du den Termin vor Ort oder per Videocall möchtest.

Ich schaue mit deinem Team auf die gelebten Abläufe. Am Ende steht eine Einschätzung: Wo können KI und Automatisierung helfen, wo wären sie unnötiger Aufwand, und was lohnt sich zuerst?

Was du danach in der Hand hast

Einen schriftlichen Werkstattbericht: deine Prozesslandkarte, die Kandidaten für Automatisierung und KI, jeder mit Aufwand und Nutzen bewertet und in eine Reihenfolge gebracht. Plus einen Follow-up-Termin nach vier Wochen, wenn die ersten Fragen aus der Umsetzung kommen.

Drin ist die Goodies aus KI-Sparring und nachfolgendes:

  • Ein voller Tag per Videocall (vor Ort zuzüglich Reisekosten)
  • Gespräche mit den Leuten, die die Arbeit machen — nicht nur mit der Geschäftsführung
  • Werkstattbericht schriftlich, binnen einer Woche
  • Follow-up-Termin nach vier Wochen inklusive
Werkstatt-Tag online buchen

Direkt bezahlen. Danach stimmen wir den Termin persönlich ab.

Laufende Zusammenarbeit

KI- und Automatisierungs­partnerschaft

Umfang und Preis nach VereinbarungEin konkretes Angebot nach dem Gespräch über deinen Bedarf.

Du bekommst einen festen externen Partner, der mitdenkt und mit anpackt. Ich priorisiere mit dir die nächsten Verbesserungen und setze sie innerhalb der vereinbarten Kapazität mit deinem Team und deinen IT-Partnern um.

Das Richtige zuerst

Ich bewerte mit dir Nutzen, Aufwand und Risiko. Für den nächsten Ablauf halte ich Ausgangslage und Prüfkriterien fest. Die Prioritäten gleiche ich regelmäßig mit dir ab.

Praktisch umsetzen

Ich konfiguriere Werkzeuge, verbinde Systeme und baue begrenzte Automatisierungen. Vor der Nutzung teste ich mit deinem Team auch Ausnahmen und Fehlerfälle. Menschliche Freigaben gehören zum Ablauf.

Das Team mitnehmen

Als PROSCI Change Management Practitioner verbinde ich Umsetzung und Veränderung: den Zweck erklären, an echten Aufgaben üben und prüfen, wo es im Alltag noch hakt. Dein Team soll die Abläufe verstehen und selbst weiterführen können.

Fortschritt nachvollziehen

Du bekommst regelmäßig eine Ergebnisnotiz: Was ist fertig, was wird genutzt, welche Wirkung lässt sich beobachten und was steht als Nächstes an? Dokumentation und Übergabe sind Teil der Arbeit.

Vorher klar vereinbart

Umsetzungskapazität, Arbeitsrhythmus und konkrete Aufgaben vereinbare ich mit dir vor dem Start. Dazu gehören Datenzugriffe, Berechtigungen, Datenschutz und die Zuständigkeit für Freigaben und Fehlerfälle. Neue Aufgaben werden priorisiert, nicht unbegrenzt parallel begonnen.

Was einen eigenen Auftrag braucht

  • Größere individuelle Entwicklung und aufwendige Integrationen stimme ich separat mit dir ab.
  • Technische Betreuung bestehender Automatisierungen braucht einen eigenen vereinbarten Umfang. Kein unbegrenzter Support, kein Helpdesk und kein 24/7-Betrieb.
  • Lizenz-, API- und Hostingkosten sind nicht enthalten.
Über Zusammenarbeit reden

KI-Sparring - Bonusmaterial

Goodies - nach dem KI-Sparring

Es bleibt nicht nur bei dem einzelnen Termin, sondern du bekommst zusätzlich weiterführende Materialien, die auf das KI-Sparring aufbauen und die dir weiterhelfen werden, im Bereich künstliche Intelligenz und Automatisierung vorwärts zu kommen. Alle Materialien zahlen genau darauf ein.
Und ich bin ziemlich überzeugt, dass sie alleine schon den Betrag des KI-Sparrings rechtfertigen würden. Daher betrachte sie als Goodie & Dankeschön für deinen Auftrag.

  1. Impulskatalog & Best Practice

    Dein Team entdeckt Automatisierung.

    Wie bringst du deine Mitarbeiter dazu, manuelle Prozesse zu hinterfragen? Mit konkreten Fragen fürs Teamgespräch, Beispielen aus dem Arbeitsalltag und einer Anleitung, um gemeinsam erste Ideen zu sammeln.

  2. Kuratierte Werkzeugliste

    Meine Top 7 KI-Werkzeuge.

    Meine Auswahl zum Stand deines Termins: wofür ich die Werkzeuge einsetze, wo ihre Grenzen liegen und für welche Aufgaben sie sich lohnen. Mit Links zum selbst Ausprobieren.

  3. Vorlage zum Ausfüllen

    Ein Steckbrief für euren ersten Prozess.

    Haltet fest, was heute von Hand läuft, wie oft es anfällt und wer beteiligt ist. Die Vorlage hilft euch, Ideen nach Zeitaufwand und Nutzen zu sortieren und einen ersten Kandidaten auszuwählen.

Managed Service · AI Opportunity Monitor

Welche KI-Chance passt zu deinem Betrieb?

Ich behalte neue KI-Funktionen und Schnittstellen für dich im Blick, kuratiere relevante Herstellerinformationen und gleiche sie mit deiner Branche, deiner Software und deinen Abläufen ab. Du bekommst die Chancen, die für deinen Betrieb zählen, von mir persönlich geprüft und eingeordnet.

3:19 Minuten · mit Kai

So arbeitet der KI-Monitor für dich

Ich zeige dir, wie aus neuen KI-Funktionen konkrete Chancen für deinen Betrieb werden.

Einmalig zum Start

Bevor der erste Bericht kommt, nehme ich mir Zeit für deinen Betrieb: Branche, eingesetzte Software, Abläufe, offene Baustellen und was der Monitor dir bringen soll. Daraus richte ich ihn für dich ein. Je mehr du mir dabei erzählst, desto genauer trifft dich später jede Empfehlung. Das Gespräch ist im Preis enthalten.

Jeden Monat schriftlich

Dein Bericht ist von Hand ausgewertet und auf dein Unternehmen zugeschnitten: priorisierte Empfehlungen mit Quellen, möglichem Nutzen, Voraussetzungen und einem konkreten nächsten Prüfschritt. Auch offene Fragen und Monate ohne passende Neuerung benenne ich klar.

Jedes Quartal persönlich

In einem 45-minütigen Termin stelle ich dir die wichtigsten Chancen vor. Ich bespreche mit dir, was sich für deinen Betrieb lohnt und was du als Nächstes prüfen solltest. Der Termin ist einmal in drei Monaten jeweils im Preis inkludiert.

Jederzeit im Kundenportal

Dein Profil — Software, Prozesse, Produkte, Schwerpunkte — liegt in einem Portal, zu dem du einen eigenen Zugang bekommst. Ändert sich bei dir etwas, trägst du es selbst ein, statt auf den nächsten Termin zu warten. Ab dem nächsten Bericht suche ich danach.

470 €netto · pro Monat

KI-Monitor online buchen

Die Umsetzung vereinbare ich bei Bedarf separat mit dir.

Zahle ich hier für einen monatlichen Newsletter?

Nein. Du bekommst eine von Hand kuratierte Liste für deinen Betrieb. Ich gleiche deine Prozesse und deine Software mit neuen technischen Möglichkeiten ab und schätze für dich ein: Was lohnt einen genaueren Blick? Worüber sollten wir sprechen? Und was passt gerade nicht?

Der KI-Monitor ist dein monatlicher Check-up: Ich prüfe, ob es sich lohnt, ein Thema jetzt anzugehen, etwa weil du damit Zeit, Kosten oder Nacharbeit sparen könntest. Du bekommst meine Einschätzung zu Nutzen, Aufwand und dem nächsten sinnvollen Schritt. Wenn Abwarten sinnvoller ist oder keine passende Neuerung dabei ist, sage ich dir das genauso klar.

Lohnt sich das für mich?

Ja, weil du schneller von einer neuen technischen Möglichkeit zur Umsetzung kommst. Der Monatsbetrag mag erst einmal hoch erscheinen, dafür übernehme ich die Recherche und Auswahl für dich: Was ist neu, was passt zu eurem Unternehmen & Software, wie kannst du es konkret nutzen? Du bekommst einen Weg, den du angehen kannst, statt dich selbst durch Hersteller-News zu arbeiten.

Stell dir vor, deine Warenwirtschaft, etwa von Lexware, bekommt eine passende Schnittstelle: Plötzlich könnte eine Kamera mit KI vor dem Versand prüfen, ob alle Teile im Paket liegen, zusätzlich zur Gewichtskontrolle. So könnte auch ein kleiner Betrieb seine Packkontrolle automatisieren, ohne dafür auf ein großes System wie SAP umzusteigen. Genau solche Möglichkeiten suche ich für dich und zeige dir, was du für die Umsetzung brauchst.

Weniger Nachkontrollen, weniger Fehlversand, weniger Reklamationen: Je nach Versandvolumen und Fehlerquote können daraus mehrere tausend Euro Einsparung im Monat werden. Entscheidend ist, welche Chance sich in deinem Betrieb tatsächlich rechnet. Das Potenzial steckt oft schon in der Software, die du heute nutzt.

Laufzeit - wie lange bin ich gebunden?

Drei Monate, danach monatliche Kündigungsmöglichkeit. Die ersten drei Monate sind für uns wichtig, da der Einrichtungsaufwand inkl. dem Erstgespräch erheblich ist. Danach sind wir uns sicher, dass Du von unserem Service profitieren wirst und bleiben willst.

Alle Preise netto, zuzüglich Umsatzsteuer. Die Angebote richten sich an Unternehmen, nicht an Verbraucher.

Beispielhafte Szenarien

Wo das im Alltag ansetzt

Vier verallgemeinerte Szenarien zeigen, woran ich mit Unternehmen arbeite. Die Zielbilder sind keine zugesagten Kundenergebnisse. Was bei dir möglich ist, hängt von deinen Daten, Werkzeugen und Abläufen ab. Ein öffentlich dokumentierter Praxisfall folgt darunter.

Internes Wissen findenWissen statt Suchen

Maschinenbauer, mittlere Größe, Jahrzehnte Stammdaten verstreut über SharePoint, NAS, Outlook.

Heute

Der Außendienst ruft im Innendienst an, weil die ERP-Suche nichts findet. Jeder Auftrag kostet mehrere Telefonate, jeder neue Mitarbeiter braucht Monate, bis er sich auskennt.

Mögliches Zielbild

Der Außendienst fragt im Chat nach einer passenden Dichtung und erhält einen Vorschlag mit Quellen, die er prüfen kann. Fehlt eine belastbare Grundlage, bleibt die Frage zur fachlichen Klärung offen.

Mein Beitrag: Ich binde die freigegebene Wissensbasis an eine Suche an, etwa in Microsoft Teams. Die bestehenden Zugriffsrechte bestimmen, wer welche Inhalte sehen darf. Mit deinem Team teste ich Antworten und Quellen.

Vorhandene Werkzeuge sinnvoll nutzenMicrosoft Copilot in der Prozesskette

Mittelständler hat viele Copilot-Lizenzen gekauft. Nutzung tröpfelt.

Heute

Lizenzen wurden verteilt. Schulung war ein 90-Minuten-Webinar. Niemand weiß, was Copilot mit dem CRM darf, was mit Kundendaten passiert und wofür man es im Alltag überhaupt aufmacht.

Mögliches Zielbild

Dein Team nutzt Copilot für klar ausgewählte Aufgaben, etwa Angebotsentwürfe oder Berichte. Es weiß, welche Daten es verwenden darf und welche Ergebnisse es prüfen muss.

Mein Beitrag: Ich richte passende Abläufe mit ein und übe sie mit deinem Team. Mit PROSCI/ADKAR begleite ich die Veränderung vom verständlichen Warum über das Ausprobieren bis zur Nutzung im Alltag.

Anfragen zuordnen und nachhaltenEingangspost vorsortieren

Dienstleister, dreißig Mitarbeiter, hunderte Mails pro Tag.

Heute

Das Sekretariat sortiert manuell, leitet weiter, vergisst Wiedervorlagen. Mails bleiben liegen, Kunden hören Tage nichts, irgendwann eskaliert es zur falschen Person.

Mögliches Zielbild

Eingangspost wird nach vereinbarten Regeln vorsortiert, als Vorgang angelegt und zur Bearbeitung zugeordnet. Unklare Fälle landen zur Prüfung bei einer zuständigen Person.

Mein Beitrag: Ich verbinde Postfach und Ticketsystem und teste die Zuordnung mit Beispielmails. Fehler müssen sichtbar sein: Fehlschläge werden protokolliert und zur manuellen Bearbeitung weitergegeben.

Kundendaten und Hausstil verbindenVom Gespräch zum Angebotsentwurf

B2B-Vertrieb, mehrere Außendienstler, jeder schreibt im eigenen Stil.

Heute

Tage vom Termin bis zum Angebot. Hausstil? Existiert auf einer SharePoint-Folie. Preise sucht jeder neu, AGB werden manchmal vergessen.

Mögliches Zielbild

Aus den Eckdaten entsteht ein Erstentwurf im Hausstil mit den vorgesehenen Preis- und Textbausteinen. Der Vertrieb prüft Inhalt, Preise und Bedingungen und gibt den Versand selbst frei.

Mein Beitrag: Ich verbinde die freigegebenen Kundendaten und Vorlagen zu einem Ablauf. Fehlende Angaben werden markiert, nicht erfunden. Dein Team prüft die Entwürfe, bevor etwas an Kunden geht.

Werkstattberichte

Mehr davon? Gerne per Mail.

Anwendungsfälle für KI, Automatisierung und Digitalisierung — inklusive Materialien die Dir bei der Umsetzung helfen werden. Lerne wie für Euer Unternehmen wiederholbare automatisierte Abläufe den "Boost" bedeuten können. Wie ihr Zeit "freimacht" für die Entwicklung weiterer Ideen und Optimierungen.

Ja! Der Werkstattbericht ist für Dich als Unternehmer*in sinnvoll, genauso werden andere IT-Dienstleister ihn als "Blueprint" abonnieren.

Werkstattberichte ansehen

„Mein Ziel: Die Automatisierungsmöglichkeiten werden so faszinierend, motivierend und erfolgreich für Dich, dass Du zu einem begeisterten Fan wirst. Eben nicht nur Kunde, ich will die Begeisterung in deinen Augen funkeln sehen!“

— Kai Osthoff

Welcher Ablauf bremst Dich oder dein Team aus?

Lass uns in einem unverbindlichen Videocall bei einer Tasse Kaffee zu dem Thema, das dir gerade wichtig ist, austauschen.
Vielleicht finden wir zusammen. Vielleicht passt eines meiner Angebote für euch. Vielleicht reicht das Gespräch aber für dich auch schon, um einen Impuls mitzunehmen und euer Unternehmen kann dadurch bereits den nächsten Schritt machen.

Ich freue mich auf unser Gespräch!

Manchmal ist der Griff zum Telefon die schnellste und unkomplizierteste Variante. Probiere es einfach, direkt telefonisch bei mir.